Wie lange dauert ein Auftrag?
5–10 Min.
Excel-Erfassung · Schätzung Miguel · 15.03.2026
Gemessen
Wie lange dauert ein Buchungsbeleg?
~38 Sek.
Live gemessen (Stoppuhr) · Best Case · 15.03.2026
Gemessen
Doppeleingabe pro Anfrage
16×
Pro Anfrage, im Worst Case
Höchste Priorität
Eingangskanäle
3
Telefon · WhatsApp · E-Mail
Kein Überblick
Projektfahrplan
Phase 1 – Verstehen
Start 22.02.2026
Miguel & Nami interviewt · Prozesse dokumentiert · KPIs gemessen · Cockpit live auf Cloudflare Pages · Claude Code Guide umgesetzt
Läuft gerade
Entscheidungspunkt (Gate 1)
Ziel: ~05.04.2026
Provider-Wechsel zu M365 abschließen · DATEV Upload Mail testen · Top-2 Quick Wins entscheiden
⏳ Vorbereitung läuft
Phase 2 – Erste Verbesserungen
Geplant: April 2026
Dateneingabe automatisieren · Unified Inbox einrichten · Fahrer-Checkliste einführen
Noch nicht gestartet
Phase 3 – Intelligente Automatisierung
Geplant: Q3 2026
KI-Sprachassistent · Automatische Buchung · Digitales Archiv (GoBD-konform)
Geplant
Was wir schon wissen
Nami's Prozess A–Z dokumentiert
16× Dateneingabe als größtes Problem
Fahrer-Checkliste erstellt
Thunderbird v2-Anleitung übergeben
Shadowing bei Miguel durchgeführt (15.03.2026)
Min./Beleg DATEV: ~38 Sek. (Best Case, live gemessen)
sevdesk Pro-Tarif: 27,90 €/Monat · Full REST API
DATEV Upload Mail via Strato: gescheitert (280 Fehlermeldungen) → Provider-Wechsel zu M365 nötig
Nächste Schritte
1.
Entscheidungsvorlage M365 für Nami erstellen + Entscheidung einholen
2.
M365 Business Basic (3 Nutzer) abonnieren + Domain verifizieren
3.
MX-Record umstellen → DATEV Funktionsadresse + Weiterleitungsregel → Testlauf
4.
Gate 1 einberufen (~05.04.2026) → Top-2 Quick Wins entscheiden → Phase 2 startet
Was muss als nächstes passieren?
Aufgaben nach Priorität sortiert · Stand: 29.03.2026
Blocker: Gate 1 kann nicht stattfinden, bis Provider-Wechsel zu M365 abgeschlossen und DATEV Upload Mail erfolgreich getestet ist. Strato strukturell inkompatibel (550 5.7.1, kein SRS). Nächster Schritt: Entscheidungsvorlage für Nami → M365 abonnieren → MX umstellen → DATEV konfigurieren.
Dringend – Blocker
!
Entscheidungsvorlage M365 für Nami erstellen
!
M365 abonnieren + MX umstellen + DATEV konfigurieren
!
Gate 1 terminieren (~05.04.2026)
Diese Woche
sevdesk Pro: Steuerberater-Frage klären
Dispositions-SOP für Miguel schreiben
!
Checkliste Auftragsannahme erstellen
Thunderbird v2: Praxischeck bei Miguel
Erledigt
✓
Shadowing & Interview Miguel (15.03.2026)
✓
Interview mit Miguel (Buchhaltung)
✓
Interview mit Nami (Disposition)
✓
Fahrer-Checkliste erstellt
✓
Thunderbird v2-Anleitung erstellt
✓
Nami's Prozess dokumentiert
✓
WhatsApp-Fragen an Miguel vorbereitet
Parkplatz
Doppeleingabe-Automatisierung
Unified Inbox (ein Posteingang)
KI-Sprachassistent (Voice Agent)
Wohin wollen wir – und wie kommen wir dahin?
Projektziele nach Zeithorizont · Umsetzungsoptionen je Problem · Stand: 15.03.2026
Kurzfristig · bis Gate 1
✓
Prozesse dokumentieren
Nami & Miguel interviewt, BPMN erstellt
✓
Fahrer-Checkliste einführen
Fehlerquote bei Abholung senken
·
DATEV-Frage klären
Steuerberater-Antwort → Gate 1
·
Dispositions-SOP schreiben
Nami's Wissen für Miguel dokumentieren
Mittelfristig · Phase 2
Doppeleingabe eliminieren
16× → 1× durch Formular-Automatisierung
Unified Inbox einrichten
Telefon + WhatsApp + E-Mail zentral
Digitales Archiv aufbauen
Belege digital, GoBD-sicher ablegen
DATEV-Schnittstelle aktivieren
E-Mail → automatische Belegerfassung
Langfristig · Phase 3
KI-Sprachassistent
Auftragsannahme per Telefon automatisch
Automatische Disposition
KI wählt bestes Angebot selbst aus
Live-Tracking für Kunden
Sendungsverfolgung per Link
Vollautom. Buchhaltung
Beleg → DATEV ohne manuelle Eingabe
Umsetzungsoptionen je Problem
Konkrete Werkzeuge und Wege für die wichtigsten Schmerzpunkte
Priorität 1
Doppeleingabe abschaffen (16× → 1×)
Option A – Webformular
Nami füllt ein einziges Formular aus → Script befüllt automatisch beide Plattformen.
+ Kostengünstig (~0 €)
+ Einfach zu bedienen
− Einmalige Entwicklung nötig
Empfehlung für Phase 2
Option B – Make / Zapier
No-Code-Automatisierung verbindet Plattformen, wenn APIs verfügbar sind.
+ Keine Programmierung
− ~20–50 €/Monat
− Braucht API der Plattform
Abhängig von Plattform-API
Option C – KI-Assistent
Nami spricht Auftrag ein → KI extrahiert Daten und befüllt alle Felder automatisch.
+ Sehr komfortabel
− Höherer Aufwand
− Phase 3 Thema
Geplant für Phase 3
Priorität 2
Alle Eingangskanäle zentral zusammenführen
Option A – Missive
Team-Posteingang für E-Mail + WhatsApp + SMS. Speziell für kleine Teams.
+ Einfach einzurichten
+ ~14 €/Nutzer/Monat
− Kein Telefon-Kanal
Empfehlung für Phase 2
Option B – Front
Professioneller Shared Inbox mit Automatisierungsregeln und Analysen.
+ Sehr vollständig
− ~19 €/Nutzer/Monat
− Ggf. zu komplex
Für Wachstumsphase
Option C – WhatsApp Business API
WhatsApp als zentralen Kanal ausbauen, Kunden und Fahrer über eine Nummer.
+ Alle nutzen es schon
− Keine E-Mail-Integration
− Einrichtungskosten
Ergänzend möglich
Priorität 3
Buchhaltung automatisieren (DATEV & sevdesk)
Option A – DATEV E-Mail-Import
Belege per E-Mail an DATEV senden → automatisch verbucht. Steuerberater muss freischalten.
+ Keine Zusatzkosten
+ Nahtlos in DATEV
− Wartet auf Steuerberater
Bevorzugte Lösung
Option B – sevdesk Pro + API
sevdesk Pro mit API ermöglicht automatischen Export zu DATEV ohne manuelle Eingabe.
+ Sehr stark automatisierbar
− Pro-Tarif-Kosten unklar
− Preis erst erfragen
Nach Preisklärung prüfen
Option C – Wechsel zu Lexoffice
Lexoffice hat direkte DATEV-Schnittstelle. Fallback, wenn sevdesk Pro zu teuer wird.
+ DATEV-Schnittstelle inklusive
− Wechselaufwand
− ~18 €/Monat
Fallback-Option
Phase 3
KI-Sprachassistent für Auftragsannahme
Option A – Vapi.ai
Vorgefertigte Plattform für KI-Telefonagenten. Deutsch möglich. Schnell eingerichtet.
+ ~0,05–0,15 €/Min.
+ Kein Server nötig
− Prompt-Aufwand
Empfehlung Phase 3
Option B – Bland.ai
Ähnlich wie Vapi, stärker auf Outbound-Anrufe optimiert. Gut für 45-Min-Kontrollanrufe.
+ Outbound-Stärke
+ ~0,09 €/Min.
− Weniger Deutsch-Support
Für Kontroll-Anrufe
Option C – Eigene Lösung
Twilio + OpenAI Whisper + GPT-4 selbst kombinieren. Mehr Kontrolle, mehr Aufwand.
+ Vollständige Kontrolle
− Technisch anspruchsvoll
− Mehr Entwicklungszeit
Für später
Ausblick
Firmenhomepage LEO Express
Öffentliche Website mit Leistungsübersicht, Kontaktmöglichkeit und Außendarstellung. Separates Projekt – unabhängig vom Cockpit.
Technik
+ Single-File HTML
+ Cloudflare Pages (kostenlos)
+ Eigene Domain (leo-express.de)
Inhalte (geplant)
· Leistungen & Transportarten
· Kontaktformular / WhatsApp
· Über uns
Status
Infrastruktur bereit
Umsetzung: nach Gate 1
Phase 3 · Backlog
Wie läuft ein Auftrag ab?
Visuelle Darstellung der Kernprozesse · Basierend auf Interviews vom 01. & 08.03.2026
Überblick – Die 5 Kernprozesse
A
Auftragsannahme
→
B
Disposition & Planung
→
C
Transportkontrolle
→
D
Ablieferung & Beleg
→
E
Buchhaltung (DATEV)
● Dokumentiert
◐ Teilweise dokumentiert
○ Noch aufzunehmen
Prozessdiagramm (BPMN 2.0) – Nami's Disposition
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Prozessdiagramm wird geladen…
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Diagramm kann nicht geladen werden
Bitte stelle sicher, dass du mit dem Internet verbunden bist.
Das Diagramm benötigt die bpmn-js Bibliothek von unpkg.com
Das Diagramm benötigt die bpmn-js Bibliothek von unpkg.com
Nami Disposition
Fahrer Transport
Kunde Auftraggeber
Plattform Unternehmer-Plattform
Miguel Buchhaltung
Nami's Prozess – Schritt für Schritt
1
Auftragseingang
Auftrag kommt per Telefon, WhatsApp oder E-Mail rein. Nami prüft: Was? Wann? Wo? Welches Fahrzeug? → Google Maps für Route.
Nami
Kunde
2
Auf Unternehmer-Plattform eingeben
Nami gibt die Anfrage in die Plattform ein. Fahrer bewerben sich mit Angeboten. Nami schlägt mind. 20% auf → Verkaufspreis.
Nami
Plattform
3
Doppeleingabe (bis zu 16×)
2 Zeitvarianten × 2 Ausstattungsvarianten (Hebebühne) × 2 Plattformen = bis zu 16 Eingaben pro Anfrage. Größtes Problem!
Nami
2 Plattformen
4
Vor Abholung: Fahrzeugdaten & Fotos
Euro-Klasse, Höhe, Kennzeichen einholen. Besondere Zugangsdaten (Messe: App, PIN, Tor, Slot) kommunizieren. Fotos von Ware anfordern.
Nami
Fahrer
5
45-Min-Regel: Kontrolle vor Ablieferung
Nami ruft spätestens 45 Min. vor Ablieferung an: richtiger Ort? Alle Stücke geladen? Fahrzeug unterwegs? Wartezeit dokumentieren.
Nami
Fahrer
6
Nach Ablieferung: Belege & Übergabe
Ablieferbeleg + Stempel anfordern. Fotos vom entladenen Zustand. Empfänger benachrichtigen. Prozessende Nami → Übergabe an Miguel.
Nami
Fahrer
Miguel
Miguel's Prozess – Buchhaltung
Detailliertes Shadowing steht noch aus. Dieser Bereich wird nach dem Termin vervollständigt.
1
Übergabe von Nami
Transport Order + Ablieferbeleg in Klarlichtfolie von Nami erhalten.
Miguel
Von Nami
2
Eingangsrechnung in sevdesk
Belege werden in sevdesk erfasst. Aktueller Tarif: 12,90 €/Monat. Pro-Tarif mit API wird noch geprüft.
Miguel
3
DATEV-Belegerfassung
Belege werden in DATEV eingetragen. Live gemessen (15.03.): ~38 Sek./Beleg (Best Case). Eigentlicher Zeitfresser: Suche bei Sammelzahlungen (bis 10 Min.). DATEV Upload Mail via Strato: Konfiguration steht noch aus.
Miguel
4
Excel → sevdesk Rechnungsschreibung
Copy-Paste aus Excel in sevdesk: max. 2 Min./Rechnung (Schätzung Miguel). sevdesk Pro (27,90 €/Monat) hätte Full REST API → würde diese Übergabe automatisieren. Steuerberater-Klärung ausstehend.
Miguel
Schmerzpunkte – Übersicht
16× Doppeleingabe pro Anfrage · höchste Priorität
Fahrer-Fehler trotz schriftlicher Anweisung
Alle 45 Min. anrufen – sehr zeitintensiv
3 Eingangskanäle – kein zentraler Überblick
Messe-Aufträge – App, PIN, Slot, immer neu erklären
Physische Ablage (Klarlichtfolie, Ausdrucke)
Was könnte schiefgehen?
Bekannte Risiken im Projekt und im Betrieb · Stand: 15.03.2026
Kritische Risiken
Kritisch
DATEV-Integration ungewiss
Wenn der Steuerberater die E-Mail-Integration in DATEV ablehnt, muss die Automatisierungsstrategie komplett neu geplant werden. Blocker für Gate 1.
Kritisch
Implizites Wissen nur bei Nami
Der gesamte Dispositionsprozess liegt nur in Nami's Kopf. Wenn sie ausfällt, steht das Unternehmen still. Miguel kann noch nicht alle Aufgaben übernehmen.
Kritisch
„Frachtbörse" ist vertraulich
Wenn Kunden wüssten, dass LEO Express über Unternehmer-Plattformen disponiert, könnten sie sich selbst anmelden. Niemals in Kundendokumenten erwähnen.
Mittlere Risiken
Mittel
GoBD-Konformität der Ablage
Physisches Ablagesystem (Klarlichtfolien, Ausdrucke) ist langfristig nicht GoBD-konform. Digitales Dokumentenmanagementsystem wird in Phase 3 benötigt.
Mittel
sevdesk Pro-Tarif Kosten unbekannt
Die API-Schnittstelle ist nur im Pro-Tarif verfügbar. Wenn dieser zu teuer ist, müssen Alternativen geprüft werden (Lexoffice, etc.).
Mittel
Ablieferbelege kommen verspätet
Manche Fahrer schicken Belege nicht oder zu spät. Verzögert die Buchhaltung und kann zu Streitigkeiten führen.
Niedrig
Thunderbird v2 noch nicht bestätigt
Neue Anleitung wurde übergeben, aber ob Junk-Filter und Mailverlauf jetzt funktionieren, ist noch nicht zurückgemeldet worden.
Vorfall 11.03.2026 – Sensibel-Transport Plasmaprobe
Reales Ereignis · Ursache: Überlastung bei Auftragsannahme · Ausgang: glimpflich
Eine medizinische Plasmaprobe wurde fast nicht rechtzeitig zugestellt. Ursache: falsches Fahrzeug, falscher Abfahrtzeitpunkt, keine Notfallkontakte. Gerettet durch Trockeneis (~20 €) und Glück. Kommt laut Nami ca. 5× in 7.000 Aufträgen vor – aber jedes Mal mit hoher emotionaler Belastung.
Was lief falsch
Kritisch
Kein Prüfrahmen bei Auftragsannahme
500-km-Auftrag mit Sprinter statt PKW angenommen. Rush-Hour nicht einkalkuliert. Ladezeit zu spät. Unter Stress passieren diese Fehler.
Kritisch
Kein Standard für Sensibel-Transporte
Medizinische / zeitkritische Sendungen haben keine eigene SOP. Fahrzeugwahl, Trockeneis, Empfängerkontakt – alles aus dem Gedächtnis.
Mittel
Keine Notfallkontakte erfasst
Verpackerin 3 Std. nicht erreichbar, Auftraggeberin nicht erreichbar, Labor verweigerte Wartezeit. Kein Eskalationsweg vorhanden.
Mittel
Überlastung erzeugt Planungsfehler
Nami: „Damit reitet es sich auch richtig rein." Das Problem ist nicht Kompetenz – es fehlt ein System, das bei Stress schützt.
Was daraus folgt
Sofortmaßnahme
Checkliste Auftragsannahme erstellen – analog zur Fahrer-Checkliste. Pflichtfelder: Strecke, Fahrzeugtyp, Ladezeit, Empfängerkontakt, Sonderladung ja/nein.
Regel für Sensibel-Transporte
Bei medizinischen Sendungen: PKW-Pflicht ab 300 km, Ladezeit so wählen dass Rush-Hour umgangen wird, Empfänger immer vorwarnen.
Lessons Learned
Nami selbst: „Ich hätte den Auftrag schon angenommen, aber mit Alternativen." → Das Wissen ist da. Es fehlt nur die Struktur, die es bei Stress abrufbar macht.
Vollständige Auswertung: 02_Process/Auswertung_Vorfall_Plasmaprobe.md
Wer macht was?
Die Menschen hinter LEO Express
N
Nami
Inhaberin · Disposition · Kundenkommunikation
Entscheidet alles
Alles im Kopf
Sehr erfahren
Wenig Zeit
Nami kennt den gesamten Prozess auswendig. Sie disponiert alle Aufträge, koordiniert Fahrer und Kunden, und kontrolliert jeden Transport persönlich. Ihr größtes Problem: die 16-fache Dateneingabe pro Anfrage.
Kommunikation:
Direkt · Pragmatisch · Lösungsorientiert
M
Miguel
Buchhaltung · DATEV · sevdesk
Strukturiert
Lernbereit
Neu im Team
Digital affin
Miguel übernimmt die Buchhaltung. Er verwendet DATEV für die Belegerfassung und sevdesk für Eingangsrechnungen. Noch nicht mit allen Prozessen vertraut – daher ist eine Dispositions-SOP wichtig.
Status:
Wartet auf DATEV-Antwort vom Steuerberater
C
Christian
Projekt-Coach · KI & Prozessoptimierung
Externer Blick
KI-Kompetenz
Beamter (nebenamtlich)
Region Hannover
Christian baut KI-Kompetenz auf, indem er ein echtes Praxisprojekt begleitet. Er dokumentiert Prozesse, identifiziert Quick Wins, und bereitet die Digitalisierung vor – auf Augenhöhe mit dem Unternehmen.
Ziel:
KI-Pilotprojekt als Referenz für Region Hannover
Welche Tools werden genutzt?
Software und Systeme im Einsatz bei LEO Express
Die automatische Schnittstelle (API) zwischen sevdesk und DATEV ist noch nicht geprüft. Sie könnte einen Großteil der manuellen Buchungsarbeit automatisieren.
DATEV
Steuerliche Buchhaltungssoftware vom Steuerberater. Miguel trägt Belege manuell ein. E-Mail-Anbindung wird noch geprüft.
In Betrieb
sevdesk
Rechnungsprogramm für Eingangsrechnungen. Aktuell 12,90 €/Monat (Basis). Pro-Tarif mit API noch ungeklärt.
Pro-Tarif prüfen
Thunderbird
E-Mail-Programm. Version 2 der Anleitung übergeben: Junk-Filter und Gesprächshistorie. Praxischeck steht noch aus.
v2 in Erprobung
WhatsApp
Wichtigster Kanal für Fahrer-Koordination und Kundenkommunikation. Kein zentrales System – Nachrichten verteilen sich auf viele Chats.
In Betrieb
Unternehmer-Plattform
Interne Plattform zum Disponieren. Nami gibt Anfragen ein, Fahrer bewerben sich mit Preisen. Zwei verschiedene Plattformen im Einsatz (→ Doppeleingabe!).
In Betrieb
KI-Sprachassistent
Zukünftig: Automatische Auftragsannahme per Telefon. Realistisch und bezahlbar (~10–30 €/Monat). Geplant für Phase 3.
Phase 3 – Geplant
Automatisierungspotenzial – Übersicht
AufgabeAufwandEinsparungAutomatisierbar?
Doppeleingabe in Unternehmer-Plattform
Sehr hoch
Sehr hoch
Ja – Priorität 1
E-Mail → DATEV-Beleg
Mittel
Hoch
Abhängig von Steuerberater
Unified Inbox (alle Kanäle zentral)
Mittel
Mittel
Ja – Phase 2
Fahrer-Checkliste (Druck)
Gering
Mittel
Erledigt!
KI-Telefonassistent (Auftragsannahme)
Gering
Hoch
Phase 3